Une fois la direction prise, il est nécessaire de piloter l’atteinte des objectifs de Sérénité, Qualité, Délais et Coûts associés à la vision stratégique. Placer l’humain au centre du projet et du pilotage des activités de l’entreprise devient essentiel.
Mettre l’humain au coeur des préoccupations permet notamment de :
- Mobiliser les ressources.
- Capter et faire fructifier les compétences, savoirs, expériences, observations, propositions des collaborateurs, en développant leur autonomie et leur implication.
- Travailler en sérénité pour gagner en efficacité et en efficience.
- Améliorer la performance au quotidien sur le terrain, tant dans l’opérationnel que dans les services ou fonctions supports.
Les défis et enjeux
Mettre en œuvre un pilotage ou management participatif et proactif repose sur les leviers suivants, qui constituent un dispositif sur lequel va pouvoir germer l’état d’esprit approprié.
- Coordonner, aligner, synchroniser les énergies de l’entreprise en mettant en place un système de pilotage opérationnel basé sur le management visuel et sur des rituels participatifs à chaque niveau de l’entreprise et pour l’ensemble de ses activités.
- Animer les projets en équipe, de façon dynamique et agile via un partage visuel et synthétique de leur situation, de l’analyse des risques, des contre-mesures en cas de dérive, de l’avancement des actions et de la capitalisation des enseignements.
- Planifier les actions de manière participative en favorisant une optimisation globale.
Les principes clés
Mettre en œuvre ces leviers de façon pérenne repose sur :
- La participation des acteurs concernés dans l’élaboration du dispositif (éléments de management visuel, organisation et déroulé des rituels).
- Une déclinaison à tous les niveaux de l’entreprise, à une fréquence adaptée, avec la bonne granulométrie de pilotage, pour assurer les relais de décision ascendants, descendants et transverses.
- La mise en place de pratiques d’animation participatives sur le terrain, qui associent directement les collaborateurs.
- L’utilisation de supports d’animation simples et visuels.
- L’exploitation de données fiables et rapidement accessibles traduisant le niveau de fonctionnement au quotidien.
- L’utilisation d’outils digitaux qui permettent d’accélérer le partage de la bonne information et de diffuser l’avancement des projets. Plusieurs outils sont envisageables et notre expertise vous permettra d’identifier la ou les solutions les plus pertinentes : Outils de type « Business Intelligence », Plateforme Collaborative (type iObeya, Fabriq, PingFlow…) ou bien encore utilisation de la suite Office 365 pour mieux structurer vos projets et votre base documentaire.
Les outils et méthodes suivants permettent d’y parvenir : Pyramide de pilotage, Rituels d’Animation à Intervalle Court (AIC), Salles et rituels de pilotage de projet (Obeya). Des ressources digitales (BI, plateformes collaboratives et interactives, …) peuvent être également mises en œuvre afin de faciliter le pilotage et l’accès aux données.
Les phases
La mise en œuvre de la pyramide et des rituels de pilotage associés peut se faire en mode "Top > Down" ou "Bottom > Up", selon le contexte et la maturité de l’entreprise.
L’approche retenue doit être choisie à l’issue d’un état des lieux des pratiques en vigueur (diagnostic des pratiques de pilotage) et de l’urgence, dans la perspective de mettre en œuvre un système structurant pérenne. La requalification et/ou la validation des rôles et des responsabilités attendues de la part des managers peut être également un préalable.
La mise en œuvre des pratiques d’animation de projet participatives et visuelles peut se faire en parallèle. Les associer aux projets issus de la déclinaison stratégique peut être une bonne opportunité temporelle.
Les facteurs clés de succès
S’engager sur la voie du pilotage participatif et proactif est riche de potentialités, tant sur le plan humain que sur celui des améliorations et de l’atteinte des résultats. Afin de parvenir à intégrer ce mode de management, il convient notamment de mettre en place une approche progressive pour étendre les rituels et pratiques à tous les secteurs, de rester simple et pragmatique pour développer des outils et rituels au bon niveau, de laisser de la place à l’autonomie et à la prise d’initiative et enfin d’avoir la volonté à faire participer les collaborateurs de façon élargie.
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